Kalba ir stilius
Tekstas - svarbiausioji dokumento dalis,
išreiškianti jo esmę. Dokumento turinys turi atitikti jo
paskirtį, būti logiškas, glaustas ir aiškus. Tekste išdėstyta
informacija turi būti tiksli, teisinga, nuosekli, argumentuota,
suderinta su anksčiau tuo klausimu išleistais dokumentais.
Dokumentas turi būti parašytas taisyklinga,
kanceliariniam stiliui būdinga kalba, be klaidų. Reikia vengti
dviprasmybių, pastabų, vaizdingų, emocinių žodžių. Punkto
tekstas neturi būti kartojamas kituose punktuose.
Rašant dokumentą, turi būti laikomasi teisinės
terminijos reikalavimų.
Dokumentų tekste tarptautinius žodžius galima
vartoti tik tada, kai lietuvių kalboje nėra šių žodžių
atitikmenų arba kai tarptautiniai žodžiai vartojami teisės
aktuose kaip terminai. Kitais atvejais būtina vartoti
lietuviškus svetimžodžių pakaitus (pvz.: e-mailas (=
elektroninis paštas), parkuoti {= statyti
automobilį)). Prireikus tarptautinis terminas gali būti
nurodytas šalia lietuviškojo ir vienas iš jų rašomas
skliausteliuose. Visi bendriniai kitų kalbų žodžiai turi būti
išversti į lietuvių kalbą.
Dokumente turi būti vartojami tik sunorminti
vietovardžiai.
Tekste dokumento pavadinimas (pvz.:
sprendimas, įsakymas) rašomas mažąja raide, o oficiali jo
antraštė pradedama didžiąja raide su kabutėmis (pvz.,
Valstybinės lietuvių kalbos komisijos nutarimas Dėl valstybių
ir jų sostinių rašymo).
Jei minima ne dokumento antraštė, o tik jo
turinys, jis nurodomas be didžiosios raidės ir be kabučių (pvz.,
sutartis dėl savitarpio santykių).
Nederėtų vartoti daiktavardžių, kur galėtų būti
veiksmažodis ar jo formos (pvz.: dalyvavimas būtinas (=
dalyvauti būtina), pažymų išdavimas (=
išduodamos pažymos)).
Neapibrėžtą reikšmę turintys žodžiai keistini
konkretesniais (pvz.: vykdyti remontą (= remontuoti),
atlikti kontrolę (= kontroliuoti)).
Mandagumo raiška
Raštų, prašymų ir pan. dokumentų tekste greta
asmenvardžių gali būti mandagumo žodis, pedagoginio vardo,
mokslo laipsnio, pareigų pavadinimas (pvz.: ponas Antanas
Antanaitis, profesorė Gražina Graželienė, daktaras Vidas
Vidaitis).
Reikia vengti dviejų priedėlių šalia
asmenvardžių, užtenka vieno kurio iš jų (arba ponas Jonas
Jonaitis, arba profesorius Jonas Jonaitis).
Mandagumo žodis su kitu asmens pavadinimu tinka
tada, kai nenurodomas asmenvardis (pvz.: ponas ministras,
gerbiamasis profesorius).
Prieš asmenvardžius pirma rašomas pedagoginis
vardas, po jo mokslo laipsnis (pvz.: doc. dr. Pranas
Pranaitis, prof. habil. dr. Rima Rimaitytė). Kurios
nors mokslų srities habilituotas daktaras galėtų būti
įvardijamas taip: technikos mokslų habilituotas daktaras
Petras Petraitis.
Jei nurodomos pareigos, pedagoginių vardų ir
mokslo laipsnių iš viso gali nebūti (pvz.: ministrė Vida
Vidaitienė, rektorius Aleksas Aleksaitis).
Žodžiai ponas, ponia, panelė rašomi
nesutrumpinti arba vartojama santrumpa p. Santrumpa p.
rašoma mažąja raide net ir sakinio ar kreipimosi pradžioje.
Prieš šią santrumpą gali būti rašoma santrumpa Gerb.
(pvz., Gerb. p. A. Antanaitytei).
Kreipimosi žodžiai gerbiamas, brangus, mielas,
vartojami su kitu asmens pavadinimu, oficialiojoje vartosenoje
turi būti įvardžiuotinės formos (pvz.: Gerbiamoji docente!
Gerbiamasis vadove! taip pat ir Gerbiamieji!).
Ekscelencija įvairių aukštų pareigūnų,
valstybių vadovų titulas, taikomas ir vyskupams.
Eminencija katalikų vyskupų ir kardinolų
titulas.
Minėti titulai vartojami su įvardžiu ir rašomi
didžiosiomis raidėmis (pvz.: Jūsų Ekscelencija, Jo Eminencija).
Raštų tekste galima pateikti ir malonesnių frazių
(pvz.: Maloniai prašome iki 2005-07-20 atsakyti į šį raštą.).
Rašte prieš parašo rekvizitą gali būti teksto
pabaigos formulės: Su pagarba arba Pagarbiai. Šie
žodžiai rašomi naujoje eilutėje didžiąja raide, po jų jokių
skyrybos ženklų nededama.
