PATVIRTINTA
Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88
DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLĖS
I.
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Raštvedybos taisyklės
(toliau taisyklės) nustato pagrindinius dokumentų rengimo,
tvarkymo ir valdymo reikalavimus, kurie taikomi valstybės ir
savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, taip pat kitų
subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas,
(toliau įstaigos) rašytiniams ir jiems prilygintiems
dokumentams, susijusiems su tų įstaigų veikla.
Kitiems juridiniams asmenims ir įmonėms, registruotoms
įstatymų nustatyta tvarka, šie reikalavimai yra rekomendaciniai,
tačiau visi savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie
būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės
norminiuose aktuose nustatytą laiką.
Dokumentų įforminimo tvarką nustato Dokumentų rengimo
ir įforminimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų
departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio
direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001,
Nr. 30-1009 (toliau Dokumentų rengimo ir įforminimo
taisyklės).
2. Šios taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos
Respublikos archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389), Viešojo
administravimo įstatymu (Žin., 1999, Nr. 60-1945), Teisės gauti
informaciją iš valstybės ir savivaldybių įstaigų įstatymu (Žin.,
2000, Nr. 10-236), Civiliniu kodeksu (Žin., 2000, Nr. 74-2262),
kitais įstatymais ir teisės norminiais aktais, tarptautiniu
standartu ISO 15489-1:2001.
3. Šiose taisyklėse vartojamos sąvokos:
Byla pagal nustatytus ar pasirinktus požymius
kartu sudėti, sugrupuoti ir susisteminti dokumentai.
Bylų apyrašas įstaigos sudarytų bylų
apskaitos ir paieškos dokumentas.
Bylų nomenklatūra raštvedybiniais metais
įstaigoje numatomų sudaryti bylų planas.
Dokumentų apyvarta įstaigos dokumentų
tvarkymas nuo jų parengimo ar gavimo iki įdėjimo į bylą.
Dokumento kopija reprografijos būdu tiksliai
atgamintas dokumentas.
Dokumento nuorašas atgamintas dokumentas be
ranka jame parašytų rekvizitų ar jų dalių (rezoliucijos, vizų,
parašų).
Dokumentų vertės ekspertizė dokumentų
įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikinti procesas.
Oficialus dokumentas su įstaigos veikla
susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos
dokumentų apskaitos sistemas.
Raštvedyba įstaigos vidaus administravimo
sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų
rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.
Raštvedybiniai metai dokumentų apyvarta
įstaigoje per kalendorinius metus arba per dvylika iš eilės
einančių mėnesių.
Registravimas dokumento įrašymas į apskaitą,
kuri užtikrina jo oficialumo įrodymą.
Registracijos žurnalas registravimo ir
apskaitos dokumentas (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje).
Saugojimo vienetas kartu sudėtų, sugrupuotų
ir susistemintų dokumentų fizinis apskaitos vienetas.
II. ĮSTAIGOS RAŠTVEDYBOS
ORGANIZAVIMAS
4. Įstaigos raštvedybos
organizavimo tikslai yra:
4.1. laiku ir kokybiškai parengti dokumentus;
4.2. tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų
užtikrintas greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų;
4.3. užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą,
administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus;
4.4. dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų
užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla
susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.
5. Už įstaigos raštvedybos organizavimą ir kontrolę
yra atsakingas įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus
įgaliojimus turintis asmuo (toliau įstaigos vadovas).
6. Atsižvelgiant į įstaigai nustatytas funkcijas,
teisės norminių aktų ir šių taisyklių reikalavimus, įstaigos
vadovas:
6.1. Nustato įstaigos dokumentų rengimo, tvarkymo,
apskaitos, saugojimo, naudojimo, kontrolės procedūras ir už jas
atsakingų struktūrinių padalinių, darbuotojų įgaliojimus ir
atsakomybę.
6.2. Sprendžia, kokios dokumentų apskaitos sistemų
funkcionavimo technologijos turi būti naudojamos, paskiria
atsakingus darbuotojus.
6.3. Tvirtina dokumentų perėmimo aktus, sudarytus
keičiantis atsakingiems darbuotojams, perduodant dokumentus į
įstaigos archyvą, išduodant dokumentus laikinai naudoti už
įstaigos ribų.
6.4. Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus,
suderintus su įstaigos dokumentus komplektuojančiu valstybiniu
archyvu; jei įstaigos dokumentų nekomplektuoja valstybinis
archyvas - su įstaiga, kuriai ji yra pavaldi ar kurios
reguliavimo sričiai priklauso.
6.5. Dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir
apskaitos klausimams nagrinėti sudaro patariamąją, nuolat
veikiančią dokumentų ekspertų komisiją (toliau DEK) ir
tvirtina jos nuostatus.
7. Įstaigų raštvedybos priežiūrą ir kontrolę vykdo
valstybinės archyvų sistemos įstaigos.
Valstybės ir savivaldybių įstaigos kontroliuoja savo
pavaldžių ar jų reguliavimo sričiai priklausančių įstaigų
raštvedybos būklę, jei jos nėra įrašytos į valstybinių archyvų
komplektavimo šaltinių sąrašą.
III. BENDRIEJI DOKUMENTŲ
REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI
8. Įstaigos parengti ir
gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti registruojami,
kad būtų įrodytas jų buvimas įstaigos dokumentų apskaitos
sistemoje ir užtikrinta paieška.
9. Dokumentai registruojami dokumentų registracijos
žurnaluose:
9.1. Įstaigos tvarkomieji dokumentai registruojami
atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo
terminus (1 priedas).
9.2. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai
(protokolai, aktai, pažymos ir kt.) registruojami atskiruose
žurnaluose pagal dokumentų rūšis (1
priedas).
Jei tokių dokumentų apyvarta didelė, jie gali būti
registruojami atskiruose žurnaluose pagal sudarytojus, temas,
saugojimo terminus, kitą požymį ar jų derinį.
Jei informacinių įstaigos vidaus dokumentų apyvarta
nedidelė, jie gali būti registruojami viename informacinių
įstaigos vidaus dokumentų registracijos žurnale, jei kiti teisės
norminiai aktai nenustato kitaip.
9.3. Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai
registruojami atskiruose žurnaluose (2
ir
3 priedai). Gali
būti nustatyti ir kiti siunčiamųjų ar gautų dokumentų
registracijos žurnalai pagal korespondentus ar temas.
9.4. Kiti įstaigos dokumentai, parengti atliekant
specialias funkcijas ir administruojant specialias sritis,
registruojami pagal šių taisyklių reikalavimus, jei kiti teisės
norminiai aktai nenustato kitaip.
9.5. Registracijos žurnaluose registruojami vienų
raštvedybinių metų dokumentai, jei kiti teisės norminiai aktai
nenustato kitaip.
10. Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų kiekį
nustato ir jų sąrašą tvirtina įstaigos vadovas.
Sąraše turi būti kiekvieno dokumentų registracijos
žurnalo pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar
jų junginys), žurnalo pildymo laikotarpis (metų, tęstinis),
įstaigos struktūrinis padalinys ar darbuotojas, atsakingas už
dokumentų registravimą atitinkamame registracijos žurnale (4
priedas).
Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų sąrašas turi
būti visiems prieinamas.
11. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą:
tvarkomieji, siunčiamieji, kiti įstaigoje parengti dokumentai -
jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną, gauti jų gavimo dieną. Kol
dokumentas neužregistruotas, jokios tolimesnės procedūros negali
būti atliekamos.
12. Dokumentai registruojami tokia tvarka:
12.1. Registracijos žurnale ir dokumente įrašomi šie
duomenys: dokumento registracijos eilės numeris, registravimo
data; jei dokumentas gautas dokumento registracijos eilės
numeris ir dokumento gavimo data.
Dokumente registracijos numeris ir data rašomi
Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių 18, 21 ir 22 punktuose
nustatyta tvarka.
12.2. Registracijos žurnale įrašomi dokumentą
identifikuojantys duomenys: dokumento pavadinimas (antraštė ar
trumpas turinys), gauto dokumento sudarytojas; jei dokumentas
siunčiamas - adresatas.
12.3. Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį,
naudojamas technologijas ar registruojamus dokumentus,
registracijos žurnale gali būti papildomų su dokumentų apyvarta
susijusių duomenų: rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir
pavardė, užduotis ir jos įvykdymo terminas), užduoties vykdytojo
parašas, užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės ir
dokumento įdėjimo į bylą nuorodos, dokumento lapų skaičius
(kartu su pridedamais dokumentais), kiti duomenys.
IV. ĮSTAIGOJE PARENGTŲ DOKUMENTŲ
REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS
13. Įstaigoje parengti
dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomi ar
patvirtinami.
14. Teikiami pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi
būti nustatyta tvarka įforminti ir suderinti:
14.1. Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai
dokumentai turi būti vizuoti rengėjų, kitų atsakingų darbuotojų,
teisės norminių aktų nustatytais atvejais - suderinti su
suinteresuotomis įstaigomis.
14.2. Teikiami vadovui tvirtinti dokumentai (aktai,
sąrašai, planai, sąmatos ir kt.) turi būti pasirašyti atsakingų
darbuotojų, jei reikia, vizuoti rengėjų.
14.3. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-60
(nuo
2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2957)
redakcija
Informacinių siunčiamųjų
įstaigos dokumentų teikiama tiek egzempliorių, kiek jų
pasirašytų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas egzempliorius. Jei
siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu su
dokumentu, į kurį atsakoma.
15. Pasirašomas ar tvirtinamas paprastai vienas
dokumento egzempliorius.
Informacinio siunčiamojo dokumento, adresuoto keliems
įvardintiems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui
skirtas dokumento egzempliorius.
Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar
apibendrintai nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas
vienas dokumento egzempliorius, o adresatams siunčiamos
patvirtintos jo kopijos ar patvirtinti nuorašai.
Kai dokumento sudarytojai yra keli, pasirašoma tiek
dokumento egzempliorių, kiek yra sudarytojų.
16. Pasirašyti ar patvirtinti dokumentai registruojami
šių taisyklių 11 ir 12 punktuose nustatyta tvarka.
17. Užregistravus dokumentus, atliekamos tolesnės
procedūros:
17.1. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami
atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu (jei struktūros nėra
antspaudu su pareigybės pavadinimu), kuris dedamas taip, kad
liestų dokumentus pasirašiusių asmenų pareigų pavadinimus,
organizaciniuose dokumentuose po baigiamuoju brūkšniu.
17.2. Informaciniai siunčiamieji dokumentai
išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai
patvirtinami ir dedami į bylas.
Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų
kopijos ar patvirtinti nuorašai, ar dokumentas siunčiamas tik
faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais
įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas
dokumentas. Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame
dokumente rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas
nebus išsiųstas.
Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis
dedamas su tuo dokumentu, į kurį atsakoma.
17.3. Su tvarkomaisiais dokumentais, jei reikia,
pasirašytinai supažindinami darbuotojai ir dokumentai dedami į
bylas.
17.4. Kai reikia darbuotojus pasirašytinai
supažindinti su patvirtintais organizaciniais dokumentais,
supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar
patvirtintuose nuorašuose; kopijos ar nuorašai dedami į
darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta.
17.5. Tvarkomųjų dokumentų ir jais patvirtintų
organizacinių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti
nuorašai, jei reikia, perduodami užduočių vykdytojams, siunčiami
pavaldžioms įstaigoms.
17.6. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai dedami
į bylas po jų registravimo ar po užduočių įvykdymo.
Kai reikia, kitoms įstaigoms šių dokumentų
patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai siunčiami su
lydraščiais.
V. GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR
TVARKYMAS
18. Visą įstaigos gautą
korespondenciją priima už tai atsakingas struktūrinis padalinys
ar darbuotojas ir paskirsto ją įstaigos vadovo nustatyta tvarka.
19. Iš vokų išimti gauti dokumentai peržiūrimi. Vokai
prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo
adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo reikia
dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.
Jei trūksta gautame dokumente nurodytų pridedamų
dokumentų ar priedų, apie tai informuojamas siuntėjas.
20. Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami
adresatui arba grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu,
kartu persiunčiamas ir vokas.
21. Jei kartu su dokumentu (prašymu, pareiškimu)
pateikiamas asmens dokumentas (gimimo liudijimas, mokslo baigimo
pažymėjimas ir kt.), asmens dokumentas, padarius jo kopijas,
grąžinamas pateikusiajam.
22. Gauti dokumentai, adresuoti įstaigai, jos vadovui,
struktūriniams padaliniams, darbuotojams, turi būti
registruojami.
Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai,
reklaminiai bukletai, privataus pobūdžio laiškai, kita
korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia
dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą.
23. Gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų
registracijos žurnale (3
priedas), kituose nustatytuose žurnaluose šių
taisyklių 11 ir 12 punktuose nustatyta tvarka.
Ant gautų dokumentų registravimo duomenys užrašomi
dokumento gavimo registracijos žymoje, kuri rašoma Dokumentų
rengimo ir įforminimo taisyklių 18 punkte nustatyta tvarka.
24. Gauti faksimilinio ryšio ar kitokiais
telekomunikacijų įrenginiais informaciniai dokumentai, jei yra
užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo
parašą, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka. Jei vėliau
atsiunčiamas dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia
data ir numeriu, kaip anksčiau telekomunikacijų įrenginiais
gautas dokumentas.
25. Užregistruoti dokumentai perduodami įstaigos
vadovui; šis susipažįsta su dokumentais ir, jei reikia, rašo
rezoliucijas paskirdamas vykdytojus, užduotis, jų vykdymo
terminus.
26. Dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į
dokumentus registruojantį padalinį, rezoliucijos surašomos į
dokumentų registracijos žurnalus ir dokumentai perduodami
užduočių vykdytojams.
27. Atlikęs užduotį, vykdytojas dokumentą deda į bylą,
jei jis yra atsakingas už bylos sudarymą, arba perduoda už bylos
sudarymą atsakingam struktūriniam padaliniui ar darbuotojui.
Kai užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu,
vykdytojas tai užrašo dokumento paskutiniame lape virš apatinės
paraštės, pasirašo ir nurodo datą.
VI. BYLŲ SUDARYMAS
28. Įstaigos dokumentų
tvarkymui ir valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų
sudarymui užtikrinti turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų
planas bylų nomenklatūra.
Bylų nomenklatūra (5
priedas) parengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujų
raštvedybinių metų pradžios.
29. Nomenklatūroje bylos surašomos pagal įstaigai
nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos
sisteminamos įstaigos pasirinkta tvarka.
Veiklos sritys nomenklatūroje numeruojamos iš eilės
kaip punktai, o kiekvienos srities bylos atskira numeracija,
kaip papunkčiai.
30. Kiekvienai nomenklatūroje įrašytai bylai
suteikiamas indeksas, kurį sudaro bylų nomenklatūros punkto ir
papunkčio eilės numeris. Indeksas gali būti papildytas
duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 1.6-04 (1.6
eilės numeris, 04 struktūrinis padalinys).
Bylų nomenklatūroje įrašytai konkrečiai bylai
suteiktas eilės numeris nekeičiamas. Jei kitais raštvedybiniais
metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į bylų nomenklatūrą
neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas.
31. Į bylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias
planuojama kitais raštvedybiniais metais sudaryti ar tęsti.
Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo
terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų
saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų
departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m.
rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38 (Žin., 1997, Nr. 78-2006), kitais
teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo
terminus.
Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai
teisės norminiais aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir
nurodo bylų nomenklatūroje įstaigos DEK, įvertinusi dokumentus
pagal šių taisyklių 48 punkte nurodytus kriterijus.
Bylų nomenklatūroje taip pat nurodomi už bylų sudarymą
atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.
32. Bylų nomenklatūra rengiama atsižvelgiant į
bendruosius bylų sudarymo principus:
32.1. Bylos sudaromos iš dokumentų, įstaigos parengtų
ar gautų per vienus raštvedybinius metus, išskyrus tęsiamas
bylas, kurios sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro
apibrėžto proceso metu.
32.2. Dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų
saugojimo terminus.
32.3. Dokumentai, prie kurių priėjimą riboja
įstatymai, dedami į atskiras bylas.
32.4. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas,
dokumentų sudarytojus, pasirenkant vieną požymį ar jų derinį:
32.4.1. Įstaigoje parengti tvarkomieji dokumentai
(nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas
pagal jų rūšis ir saugojimo terminus.
Organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės,
instrukcijos ir kt.) dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais,
kuriais jie patvirtinti.
32.4.2. Gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos veiklos
klausimais (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) dedami į
atskiras bylas pagal dokumentų rūšis ir sudarytojus. Jei tokių
dokumentų gaunama nedaug, jie gali būti dedami į vieną bylą.
32.4.3. Susirašinėjimo dokumentų bylos sudaromos pagal
temas.
32.4.4. Dokumentų registracijos žurnalai, pasibaigus
jų pildymo laikotarpiui, dedami į bylas pagal jų saugojimo
terminus ar į žurnale registruotų dokumentų bylas, jei žurnalas
nesudaro atskiros bylos.
Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti žurnalai
atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį žurnalą nustatyta
saugoti iki 5 metų, jis gali būti saugomas skaitmeninėje
laikmenoje.
32.4.5. Darbuotojų asmens bylos sudaromos iš
dokumentų, patvirtintų dokumentų kopijų ar nuorašų, tiesiogiai
susijusių su konkrečiu darbuotoju per jo darbo įstaigoje
laikotarpį.
33. Bylų antraštės nomenklatūroje turi būti konkrečios
ir aiškios, nurodančios byloje esančių dokumentų turinį ir rūšį:
33.1. Jei byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų,
bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų rūšys.
33.2. Jei byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių
dokumentų vienu klausimu, bylos antraštėje apibendrintai rašoma
dokumentai.
33.3. Jei byla sudaroma iš vieno dokumento, antraštėje
nurodomas jo pavadinimas.
33.4. Susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse
nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai
ir susirašinėjimo su jais klausimai (temos), pvz.:
Susirašinėjimo su mokyklomis personalo klausimais dokumentai.
33.5. Planų, ataskaitų ir panašių bylų antraštėse
nurodomas apimamas laikotarpis, pvz.: mėnesių ataskaitos;
pusmečių planai.
33.6. Bylų antraštėse pavadinimai netrumpinami,
nevartojamos nekonkrečios formuluotės, pvz.: siunčiami raštai;
gauti raštai; bendras susirašinėjimas ir pan.
34. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-60
(nuo
2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2957) redakcija
Sudaromos
vienarūšės bylos į bylų nomenklatūrą įrašomos viena apibendrinta
antrašte, pvz.: Tarnautojų asmens bylos; Finansinių patikrinimų
bylos. Vienarūšėms byloms nomenklatūroje suteikiamas vienas
indeksas, o pastabų skiltyje nurodomas jų apskaitos dokumentas,
pvz.: Pagal sąrašą; Pagal žurnalą.
35. Bylų nomenklatūros projektą svarsto įstaigos DEK.
Jei komisija projektui pritaria, bylų nomenklatūra teikiama
derinti šių taisyklių 6.4 punkte nurodyta tvarka.
Derinti teikiami atsakingo rengėjo pasirašyti ir
įstaigos DEK pirmininko vizuoti du bylų nomenklatūros
egzemplioriai: vienas iš jų lieka įstaigai, su kuria bylų
nomenklatūra derinama, kitas egzempliorius bylų nomenklatūrą
teikiančiai įstaigai.
Suderintą bylų nomenklatūrą tvirtina įstaigos vadovas.
36. Jei per raštvedybinius metus susidaro dokumentų,
kuriems bylos nomenklatūroje nenumatytos, rengiamas bylų
nomenklatūros papildymų sąrašas (6
priedas). Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms
suteikiamas indeksas, einantis iš eilės pagal patvirtintos bylų
nomenklatūros atitinkamo punkto papunktį.
Sąrašas derinamas ir tvirtinamas kartu su kitų metų
bylų nomenklatūra.
37. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-60
(nuo
2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2957) redakcija
Sudaromos
vienarūšės bylos įrašomos į tų bylų apskaitos žurnalus, sąrašus
(7
priedas), jei kiti teisės norminiai aktai nenustato
kitokios jų apskaitos.
38. Dokumentai per raštvedybinius metus į bylų
nomenklatūroje numatytas bylas dedami laikantis šių reikalavimų:
38.1. Dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti bylų
nomenklatūroje numatytos sudaryti bylos antraštę. Bylos antraštė
ir indeksas turi būti užrašyti ant bylos segtuvo.
38.2. Į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius.
Jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų
įrenginiais gautas dokumentas užregistruojamas ir jame parašoma
rezoliucija, o vėliau gaunamas dokumento originalas, į bylą
dedamas originalas ir anksčiau gauto dokumento lapas su jį
gavusioje įstaigoje parašytais rekvizitais.
38.3. Dokumentai byloje dedami chronologine tvarka,
jei netaikoma kita sisteminimo tvarka.
38.4. Vardiniai dokumentai byloje sisteminami
pavardžių abėcėlės tvarka.
38.5. Priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų
dokumentų, kuriems jie priklauso. Jei priedų ar pridedamų
dokumentų yra daug, jie gali būti dedami į atskirą bylą.
38.6. Į bylas gali būti dedama vaizdinė medžiaga,
įstaigos parengti leidiniai, susiję su jos atliekamomis
funkcijomis.
38.7. Dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į
bylas nededami.
38.8. Ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai dedami į
bylas išėmus segtukus ir sąvaržėles.
38.9. Byla sudaroma ne daugiau kaip 150-200 lapų, jei
jų yra daugiau, sudaroma kita byla.
39. Pasibaigus raštvedybiniams metams, pagal bylų
nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar
kitus nustatytus jų apskaitos dokumentus suvedami bylų sudarymo
statistiniai duomenys, jie rašomi bylų nomenklatūros suvestinėje
(8 priedas).
Patvirtinta suvestinės kopija ar nuorašas per 40 kalendorinių
dienų nuo raštvedybinių metų pabaigos išsiunčiama įstaigai, su
kuria bylų nomenklatūra buvo derinta.
VII. BYLŲ TVARKYMAS
40. Bylos tvarkomos
praėjus vieniems raštvedybiniams metams po bylų užbaigimo.
41. Įstaigos vadovas nustato atsakingus darbuotojus už
bylų sutvarkymą struktūriniuose padaliniuose. Bylų perdavimas iš
jas sudariusių struktūrinių padalinių kitiems atsakingiems
struktūriniams padaliniams ar darbuotojams įforminamas aktu (9 priedas),
kur surašomos perimamos bylos.
42. Bylos tvarkomos:
42.1. Tikrinami kiekvienos bylos ir joje esančių
dokumentų saugojimo terminai pagal įstaigos bylų nomenklatūrą ir
teisės norminius aktus, kuriuose jie nustatyti.
42.2. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal
nustatytą ar pasirinktą požymį.
Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dokumentai
išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu
dokumentu, baigiama vėliausiu), jei netaikoma kita sisteminimo
tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas
dedamas po iniciatyvinio dokumento, nežiūrint atsakomojo
dokumento datos.
42.3. Jei byloje yra dokumentų, kurie neatitinka bylos
antraštės ar saugojimo termino, jie dedami į reikiamas bylas.
Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų
egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, segtukų, jie išimami.
43. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų lapai
sunumeruojami šių taisyklių
10 priede
nustatyta tvarka.
Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai.
44. Laikino saugojimo bylų lapai paprastai
nenumeruojami.
Jei laikino saugojimo bylą ar atskirus jos dokumentus
reikia perduoti teisėtvarkos ar kitoms institucijoms, bylos
lapai gali būti sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis
įrašas.
45. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia
papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai. Vidaus apyraše
surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (11
priedas).
46. Bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas
bylos baigiamasis įrašas (12
priedas) ir įforminamas bylos antraštinis lapas (13
priedas):
46.1. Baigiamajame įraše nurodomas bylos lapų
skaičius, jų ypatumai.
46.2. Antraštiniame lape nurodomi bylos aprašymo
duomenys: bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio
pavadinimas, bylos indeksas ir antraštė, chronologinės ribos ar
data, bylos saugojimo terminas:
46.2.1. Įstaigos pavadinimas turi atitikti teisės
norminiais aktais nustatytą įstaigos pavadinimą. Jei įstaiga
turi įteisintą sutrumpintą pavadinimą, jis rašomas
skliausteliuose po pilno pavadinimo, pvz.: Valstybinė atominės
energetikos saugos inspekcija (VATESI). Jei bylos sudarymo metu
įstaigos pavadinimas keitėsi, bylos antraštiniame lape rašomas
paskutinis pavadinimas.
46.2.2. Bylos indeksas ir antraštė rašomi pagal bylų
nomenklatūrą. Antraštė tikslinama pagal byloje esančių dokumentų
sudėtį.
46.2.3. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio
įstaigoje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos.
Jei bylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos
data.
Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai
dokumentai, bylos data yra metai.
46.3. Laikino saugojimo byloms antraštinis lapas gali
būti nerašomas, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos
segtuvo.
47. Iki perdavimo į užbaigtų bylų apskaitą, sutvarkytų
bylų apskaita daroma ir jų paieška atliekama pagal bylų
nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą ir suvestinę, vienarūšių bylų
sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus.
VIII. DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖ
48. Dokumentai vertinami
pagal jų reikalingumo kriterijus:
48.1. įstaigos administravimo ir informaciniams
poreikiams;
48.2. teisės norminių aktų nustatytos įstaigos
atsakomybės ir veiklos įrodymams;
48.3. su įstaigos veikla susijusių fizinių ir
juridinių asmenų teisėms užtikrinti;
48.4. numatomiems ar galimiems tyrimams atlikti;
48.5. įrodymams ir informacijai apie įstaigos teises,
pareigas, politiką, veiklą, ryšius, interesus, mokslo ir
kultūros tikslais.
49. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo
bylos užbaigimo metų pabaigos.
Jei bylos saugojimo terminas, numatytas bylų
nomenklatūroje yra pasibaigęs, atliekama joje esančių dokumentų
vertės ekspertizė ir priimamas sprendimas dėl tolesnio jos
saugojimo ar sunaikinimo.
50. Dokumentų vertinimą atlieka ir sprendimus dėl
tolesnio jų saugojimo ar atrinkimo naikinti siūlo įstaigos
struktūriniai padaliniai, administruojantys atitinkamą veiklos
sritį, kartu su padaliniais ar darbuotojais, atsakingais už
dokumentų ir bylų apskaitos tvarkymą.
51. Pagal šių taisyklių 48 punkte nurodytus kriterijus
įvertintiems dokumentams ir byloms numatomi tolesnio saugojimo
terminai arba dokumentai ir bylos atrenkami naikinti:
51.1. Iš bylose buvusių ir atrinktų toliau saugoti
dokumentų sudaromos bylos pagal numatomus jų saugojimo terminus.
51.2. Ilgam ir nuolatiniam saugojimui atrinktos ir iš
atrinktų dokumentų sudarytos naujos bylos įforminamos ir
įrašomos į apyrašus kartu su tvarkomų raštvedybinių metų bylomis
šių taisyklių 42, 43, 45, 46, 60 ir 62 punktuose
nustatyta tvarka.
51.3. Sudaromas sąrašas atrinktų ir sudarytų naujų
bylų, kurių pasibaigęs laikino saugojimo terminas pratęsiamas.
51.4. Surašomas naikinti atrinktų bylų (dokumentų)
aktas (14
priedas).
52. Įstaigos DEK svarsto dokumentų vertės ekspertizę
atlikusių atsakingų struktūrinių padalinių siūlymus, motyvus dėl
atrinktų dokumentų naikinimo ar tolesnio jų saugojimo ir
pateiktus šių taisyklių 51.2, 51.3 ir 51.4 punktuose nurodytus
apskaitos dokumentus.
Po DEK pritarimo, jos pirmininkas vizuoja pateiktus
apskaitos dokumentus.
53. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą ir bylų
apyrašus, suderintus šių taisyklių 6.4 punkte nustatyta tvarka,
tvirtina įstaigos vadovas. Aktas tvirtinamas, kai tų metų ilgo
ir nuolatinio saugojimo bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į
apyrašus.
Po akto patvirtinimo dokumentai turi būti sunaikinti
taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.
IX. BYLŲ APSKAITA
54. Kad dokumentai būtų
išsaugomi ir prieinami reikiamą laiką ir būtų užtikrinta jų
paieška, turi būti sudaryta įstaigos užbaigtų bylų apskaitos
sistema: nustatyti apskaitos dokumentai, jų sudarymo tvarka ir
atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.
55. Sutvarkytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos į
apyrašus įrašomos ir laikino saugojimo bylų sąrašai sudaromi per
dvejus metus nuo bylų užbaigimo.
56. Įstaigos vadovo paskirtas už bylų apskaitos
tvarkymą atsakingas struktūrinis padalinys ar darbuotojas:
56.1. priima įstaigos struktūriniuose padaliniuose
sudarytas bylas ir tvarko jų apskaitą;
56.2. įrašo bylas į apyrašus ir byloms užrašo
patvirtintus jų apskaitos duomenis (šifrus);
56.3. atlieka kartu su kitais padaliniais dokumentų
vertės ekspertizę ir sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų)
aktą;
56.4. vykdo bylų apskaitos kontrolę ir sudaro bylų
apskaitos dokumentų bylas.
57. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-60
(nuo
2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2957) redakcija
Laikino saugojimo bylų
apskaita daroma raštvedybiniais metais užbaigtų bylų sąrašuose
ir bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės
ekspertizę, sąrašuose. Sąraše nurodomas bylos indeksas pagal
bylų nomenklatūrą, bylos antraštė, chronologinės ribos ar data,
saugojimo terminas.
Laikino saugojimo bylų sąrašus rengia struktūriniai
padaliniai, kuriuose tokios bylos buvo sudarytos, ir pateikia
juos atsakingam už bylų apskaitos tvarkymą struktūriniam
padaliniui.
58. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų apskaita daroma
atskiruose bylų apyrašuose. Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį,
bylų apyrašai nustatomi:
58.1. vienos ar kelių panašaus pobūdžio įstaigos
funkcijų ar veiklos sričių byloms;
58.2. specialias funkcijas vykdančių struktūrinių
padalinių byloms;
58.3. apibrėžtų procesų metu susidariusioms
vienarūšėms byloms;
58.4. byloms, sudarytoms iš dokumentų, prie kurių
priėjimą riboja įstatymai.
59. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-60
(nuo
2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2957) redakcija
Bylų apyrašų
sąrašą, suderintą šių taisyklių 6.4 punkte nurodyta tvarka,
tvarkomuoju dokumentu tvirtina įstaigos vadovas. Sąraše turi
būti kiekvieno bylų apyrašo numeris ir pavadinimas, kuriame
pagal šių taisyklių 58 punktą įvardijamos bylos ir jų saugojimo
terminas, pvz.:Mokestinių ginčų nagrinėjimo nuolatinio saugojimo
bylų apyrašas.
60. Į bylų apyrašus įrašomos:
60.1. raštvedybiniais metais užbaigtos ilgo ir
nuolatinio saugojimo bylos;
60.2. buvusios laikino saugojimo bylos, kurioms
atlikus dokumentų vertės ekspertizę nustatytas ilgas ar
nuolatinis saugojimo terminas.
61. Už bylų apskaitą atsakingam struktūriniam
padaliniui iš struktūrinių padalinių perduotos ilgo ir
nuolatinio saugojimo bylos tikrinamos tokia tvarka:
61.1. Patikrinamas bylų sutvarkymas ir įforminimas.
Jei nustatoma, kad bylos sutvarkytos ir įformintos
nesilaikant šių taisyklių ir kitų teisės norminių aktų
reikalavimų, bylos grąžinamos pataisyti jas tvarkiusiems
darbuotojams.
61.2. Pagal bylų nomenklatūrą, jos suvestinę, bylų
perėmimo aktus, dokumentų registracijos žurnalus ir kitus
apskaitos dokumentus būtina nustatyti, ar visos tvarkomaisiais
raštvedybiniais metais sudarytos bylos ir dokumentai perduoti.
61.3. Jei nustatoma, kad dokumentų ar bylų trūksta,
organizuojama paieška, o jų neradus, surašomas dingusių
dokumentų (bylų) aktas (15
priedas); aktą tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės
įstatymų nustatyta tvarka priima įstaigos vadovas.
Apie dingusius dokumentus ar bylas informuojama šių
taisyklių 6.4 punkte nurodyta įstaiga.
62. Sutvarkytos ir patikrintos bylos į apyrašus (16
ir
17 priedai)
įrašomos tokia tvarka:
62.1. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-60
(nuo
2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2957) redakcija
Bylos į apyrašus
įrašomos pagal jų užbaigimo metus, kiekvienų raštvedybinių metų
bylos pagal bylų išdėstymo tvarką bylų nomenklatūroje,
vienarūšės bylos - pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka.
Susirašinėjimo dokumentų bylos įrašomos pagal
raštvedybinius metus, kuriais jos buvo sudarytos ir kuriais buvo
sudarytas ar gautas tų metų paskutinis iniciatyvinis dokumentas,
nežiūrint atsakomojo dokumento datos.
62.2. Kiekvienais metais įrašomų bylų apskaita tęsiama
eilės tvarka.
62.3. Bylos įrašomos kaip atskiri saugojimo vienetai,
kiekvienam suteikiamas atskiras apskaitos eilės numeris.
62.4. Užrašoma kiekvieno saugojimo vieneto antraštė,
chronologinės ribos, lapų skaičius.
62.5. Nurodoma į bylų apyrašą įrašomų ir bendra
apyraše įrašytų saugojimo vienetų suma.
63. Bylų apyrašus suderintus tokia pačia tvarka, kaip
nurodyta šių taisyklių 35 punkte, tvirtina įstaigos vadovas.
Bylų apyrašai teikiami derinti kartu su to laikotarpio
įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma.
Pažymos pirmoje dalyje pateikiama informacija apie
įstaigą: nurodomi jos įkūrimą, funkcijas reglamentuojantys
teisės norminiai aktai, aptariamos funkcijos, veiklos sritys,
administracinė struktūra, jos pasikeitimai, reorganizacijos per
apimamą laikotarpį.
Antroje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo
principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo,
tvarkymo, klasifikavimo ypatumai, informacija apie paieškos
sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus ir jų
sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo
nustatyti dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejai,
jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.
64. Patvirtintuose bylų apyrašuose taisymus,
žymėjimus, susijusius su priėjimu prie dokumentų, kitomis
procedūromis gali atlikti tik darbuotojai, atsakingi už bylų
apskaitos tvarkymą.
Padaręs reikalingą įrašą ar žymą ir nurodęs pagrindą,
darbuotojas turi pasirašyti, nurodyti savo pareigas, vardą,
pavardę ir datą.
65. Į apyrašus įrašytos ilgo ir nuolatinio saugojimo
bylos saugomos įstaigos archyve laikantis tvarkos, nustatytos
Reikalavimų dokumentų saugykloms, patvirtintų Lietuvos archyvų
departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m.
liepos 7 d. įsakymu Nr. 35 (Žin., 1997, Nr. 68-1728).
Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos jų sudarymo
vietose iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas. Jei
šios bylos saugomos įstaigos archyve, jos laikomos atskirai nuo
ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų, įrašytų į apyrašus.
|