Kanceliarinė kalba – tai oficialioji įstaigų ir jų dokumentų kalba. Ja rašomi administraciniai ir tarnybiniai dokumentai, įvairūs tvarkomieji ir kitokie reikalų raštai. Kanceliarinė kalba kartais tiesiog ir vadinama reikalų raštų kalba.

Kanceliarinė kalba yra bendrinės kalbos atmaina, turinti tam tikrų savo ypatybių. Kadangi tai bendrinės kalbos dalis, jai privalomi bendrieji norminės kalbos reikalavimai, dėsniai ir taisyklės, – kas iš esmės prieštarauja bendrinės kalbos taisyklėms, netinka nė kanceliarinei kalbai. Bet kaip bendrinės kalbos speciali atmaina, ji turi tik šioje srityje tevartojamų raiškos būdų ir ypatumų, pagal kuriuos skiriasi nuo kitų sričių kalbos. Kanceliarinė kalba sau prisitaiko tradicinius raiškos būdus, ieško egzistavusių, bet plačiau nevartotų reiškinių, kuriasi visai naujų žodžių, konstrukcijų ar pasakymų, kurių iki tol kalboje nebuvo. Tik toji kūryba, kaip sakyta, negali pažeisti esminių kalbos dėsnių.

Tos sritys, kur kanceliarinė kalba vartojama (raštvedyba, administraciniai, tarnybiniai ir kiti reikalų raštai), turi savo poreikių, kuriuos kalba turi tenkinti, vadinasi, turi į juos atsižvelgti. Dokumentams svarbu tikslus, nuoseklus, loginis minčių dėstymas, jų kalba turi būti tiksli, konkreti, be dviprasmybių ar emocinių atspalvių. Dokumentai konkrečius dalykus ar reiškinius spraudžia į tam tikrus rėmus, todėl čia vartojamos apibrėžtos sąvokos ir terminai, standartiniai posakiai; nustatyta tvarka kuriamos, net formulėmis verčiamos ištisos teksto atkarpos (dalys).

Kanceliarinę kalbą veikia ir dokumentų įforminimo reikalavimai.