Dėstomąjį dalyką galima nusakyti trumpai, net vienu sakiniu, arba iš pradžių pateikiami faktai ir argumentai, paskui daromas apibendrinimas ar sprendimas, pasakomas pageidavimas, prašymas. Pavyzdžiui, kvietimas gali būti trumpas ir konkretus – kas, kur, kada kviečiamas, arba galima paaiškinti renginio pobūdį, apibūdinti programą, dalyvius. Pašalpos galima prašyti be jokių paaiškinimų, arba iš pradžių išdėstomi motyvai ir aplinkybės (kad sunkios gyvenimo sąlygos, atsitiko nelaimė ir pan.), o jau paskui pasakoma, ko prašoma. Tam tikri dokumentai, pavyzdžiui, įgaliojimas, aktas, turi standartinį tekstą, prie kurio nieko nebereikia pridėti. Nesvarbu koks yra raštas ar dokumentas, reikia vengti nukrypimų nuo reikalo esmės, nereikalingų smulkmenų ir tuščiažodžiavimo.

Įvairūs dokumentai turi savų teksto ypatybių, savų kanceliarinių pasakymų. Raštai dažnai pradedami taip: Atsakydami į laišką (raštą, prašymą) pranešame; įsakymas – žodžiais: Remdamasis (kuo); Atsižvelgdamas (į ką); pažymėjimas – Pažymima, kad... Žinoma, tai ne vienintelės ir ne visais atvejais pritaikomos formulės. Tie patys dokumentai gali būti pradedami ir kitaip, kitais kanceliarizmais ar laisvais žodžiais, tik svarbu, kad jie išreikštų norimą mintį, būtų aiškūs ir, žinoma, taisyklingi.

Nepriimtini yra kanceliarininkų užmojai kištis į dokumentų tekstų kalbą ir ją nepagrįstai varžyti. Negalima versti pažymėjimą būtinai pradėti vardu ir pavarde ir drausti jo pradžią Pažymima, kad... Taip pat negalima versti dokumentų tekste datą būtinai rašyti trumpuoju būdu ar drausti laiko pradžią nurodyti su prielinksniu nuo, pvz.: Prašau leisti mane atostogų nuo liepos 1 d.

Standartinių dokumentų tekstas gali būti rašomas blankuose, kur iš anksto išspausdinti bendrieji, dokumento esmę pasakantys teiginiai, o į paliktas tuščias vietas reikia įrašyti tik konkretaus asmens vardą ir pavardę, gimimo datą, gyvenamąją vietą. Paprasčiausias toks pavyzdys – Rinkėjo pažymėjimas:

Pil.   ___________________________________________________________,

gimęs(-usi) 19___ m. ________ mėn. ____ d., gyvenantis(-i) ________________

_________________________________ , įrašytas(-a) į apylinkės rinkėjų sąrašą.

Į tuščias blankų vietas įrašomi ir sudėtingesni duomenys, sukonkretinantys dokumento bendruosius teiginius. Po nubrėžtomis linijomis skliaustuose dažniausiai nurodoma, ką ir kaip čia įrašyti. Pavyzdžiui, Administracinio teisės pažeidimo protokolo blankas prasideda:

           Aš, _______________________________________________________ ,

                                                (darbuotojo pareigos, vardas, pavardė)

remdamasis Lietuvos Respublikos administracinių teisės pažeidimų kodekso ______

__________ straipsniu, dalyvaujant ____________________________________ ,

surašau šį protokolą, kad ____________________________________________

                                                                              (nurodyti pažeidimą, jo padarymo vietą, laiką)

Panašiai rengiami ir pildomi asmens dokumentų, anketų, kortelių blankai, tik juose nuorodos rašomos ne po nubrėžtomis linijomis, o jų pradžioje, pvz.:

Vardas ir pavardė____________________________________

Gimimo data________________________________________

Gimimo vieta________________________________________

Blankai parengiami dažnesniems ir būdingesniems dokumentams, kuriuos pildo pareigūnai, įstaigų darbuotojai arba interesantai. Tačiau daugeliu atvejų gyventojams reikia patiems rašyti raštus, patiems kurti jų tekstą, todėl dokumentų įforminimo, tekstų kūrimo ir kanceliarinės kalbos reikalavimus reikia visiems žinoti. Be to, reikia išmanyti, kaip daromi ir vartojami įvairūs pavadinimai.