PATVIRTINTA
Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. kovo 30 d.
įsakymu Nr. 19
DOKUMENTŲ RENGIMO IR ĮFORMINIMO
TAISYKLĖS
I.
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Dokumentų rengimo ir
įforminimo taisyklės (toliau taisyklės) nustato valstybės ir
savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, organizacijų, kitų
subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas
(toliau įstaigos), tvarkomųjų, organizacinių, informacinių
dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus, kurie taikomi
nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo ar laikmenos.
Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo ir
įforminimo reikalavimai taikomi ir kitiems įstaigų dokumentams,
atsižvelgiant į jų paskirtį bei kitų teisės aktų nustatytus
reikalavimus.
2. Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo ir
įforminimo reikalavimai privatiems juridiniams ir fiziniams
asmenims yra rekomendaciniai.
3. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-59
(nuo 2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2956) redakcija
Šios taisyklės parengtos
vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės
norminių aktų rengimo tvarkos įstatymu (Žin., 1995, Nr. 41-991),
Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijomis,
patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m.
rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104 (Žin., 1998, Nr. 87-2416, 2002,
Nr. 50-1923), kitais teisės aktais ir tarptautiniais
standartais.
4. Šiose taisyklėse vartojamos sąvokos:
Rekvizitas dokumento sudedamoji dalis,
reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras
ir turinti nustatytą pastovią vietą.
Blankas nustatyto formato popieriaus lapas su
išdėstytais dokumento įforminimo rekvizitais, susijusiais su
dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus
įgaliojimus.
Dokumento sudarytojas kolegiali institucija,
įstaiga, jos struktūrinis padalinys, įstaigos vadovas, kiti
asmenys, turintys teisę sudaryti dokumentus.
Tvarkomieji dokumentai kolegialių
institucijų, įstaigų vadovų, kitų teisės aktų suteiktus
įgaliojimus turinčių valstybės tarnautojų leidžiami teisės aktai
viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti
(nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.).
Organizaciniai dokumentai tvarkomaisiais
dokumentais tvirtinami kiti teisės aktai, nustatantys įstatymų
ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, įstatai,
taisyklės, reglamentai ir kt.).
Informaciniai dokumentai įstaigų siunčiamieji
ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar
duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai,
ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, pažymos, aktai, protokolai
ir kt.).
II. BENDRIEJI DOKUMENTŲ ĮFORMINIMO
REIKALAVIMAI
5. Lietuvos archyvų
departamento prie Lietuvos Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-59
(nuo 2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2956) redakcija
Dokumentai įforminami
tokių formatų, pagal LST EN 20216:2001 ir
ISO 353:1975 standartus, popieriaus lapuose: A4
(210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir
A4 L (210 x 297mm), A5 L (148 x 210 mm).
Dokumentams, kurie rengiami ir saugomi tik
skaitmeninėje laikmenoje, nurodyti formatai netaikomi.
6. Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio
paraštes: kairioji 30 mm, dešinioji ne mažesnė kaip 10 mm,
viršutinė 20 mm, apatinė ne mažesnė kaip 20 mm.
7. Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje,
išskyrus šiose taisyklėse ir kituose teisės aktuose numatytas
žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje.
Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas
antrasis ir tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės
viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių.
8. Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių
kalbos normų ir teisinės terminijos.
III. DOKUMENTŲ REKVIZITAI
9. Dokumentų rengimo ir
įforminimo rekvizitai yra:
9.1. herbas arba prekių ženklas;
9.2. dokumento sudarytojo pavadinimas;
9.3. įstaigos duomenys;
9.4. specialioji žyma;
9.5. priedo žyma;
9.6. dokumento gavimo registracijos žyma;
9.7. dokumento pavadinimas;
9.8. dokumento data;
9.9. dokumento registracijos numeris;
9.10. gauto dokumento nuoroda;
9.11. dokumento sudarymo vieta;
9.12. adresatas;
9.13. rezoliucija;
9.14. dokumento tvirtinimo žyma;
9.15. dokumento tekstas;
9.16. parašas;
9.17. dokumento suderinimo žyma;
9.18. vizos;
9.19. supažindinimo žyma;
9.20. rengėjo nuoroda;
9.21. dokumento paieškos nuoroda;
9.22. kopijos tikrumo žyma.
10. Dokumentų rekvizitų rašymo būdai yra:
10.1. išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių
pradžia ir pabaiga vienodai nutolusi nuo kairiosios ir
dešiniosios paraščių;
10.2. kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės
prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės.
11. Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas
nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumento rekvizitai išdėstomi
ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą
lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi
kiti rekvizitai.
12. Lietuvos valstybės ar savivaldybės
herbas (toliau herbas) arba prekių ženklas
spausdinamas popieriaus lapo viduryje, po viršutine parašte.
Prekių ženklas gali būti spausdinamas lapo viršutinės dalies
kairėje pusėje, paliekant paraštes.
Herbas ir prekių ženklas kartu nespausdinami.
13. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po
herbo arba prekių ženklo rekvizitu, jei šis rekvizitas
išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje. Jei prekių
ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje,
dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas šalia ženklo. Kai
herbas arba prekių ženklas nespausdinamas, dokumento sudarytojo
pavadinimas rašomas po viršutine parašte.
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis
paryškintomis raidėmis, gali būti didesnėmis negu kiti
rekvizitai, ir išdėstomas išilginiu centruotu būdu.
14. Dokumento sudarytojo pavadinimas turi atitikti
teisės aktais įteisintą pavadinimą:
14.1. Kai dokumento sudarytojas yra priklausomybės
santykiais neatsiejama įstaiga ar įstaigos struktūrinis
padalinys, pavadinimas rašomas nurodant priklausomybę, pvz.:
LIETUVOS KARIUOMENĖS
KARO MEDICINOS TARNYBA
arba
VILNIAUS APSKRITIES VIRŠININKO
ADMINISTRACIJOS
ŽEMĖS TVARKYMO DEPARTAMENTAS
14.2. Lietuvos archyvų
departamento prie
Lietuvos
Respublikos Vyriausybės
generalinio
direktoriaus
2001 m. gegužės 15
d. įsakymo Nr. 35
(nuo 2001 m.
gegužės 19 d.)
(Žin., 2001, Nr.
42-1480) redakcija
Kai dokumento sudarytojas
yra vieno asmens institucija, įstaigos vadovas, kitas įstatymų
ar kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis tarnautojas,
rašomas pareigybės pavadinimas, nurodant jos priklausomybę,
pvz.:
KALVARIJOS
SAVIVALDYBĖS MERAS
arba
VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS LAZDIJŲ
LIGONINĖS
VYRIAUSIASIS GYDYTOJAS
arba
LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOS SEKRETORIUS
14.3. Lietuvos archyvų
departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. gegužės 15 d. įsakymo Nr. 35
(nuo 2001 m. gegužės 19 d.)
(Žin.,
2001, Nr. 42-1480) redakcija
Kai dokumento (tarnybinio
pranešimo, tarnautojo ataskaitos ir kt.) sudarytojas yra
įstaigos tarnautojas, neturintis juridinių įgaliojimų,
sudarytojo rekvizite rašomas pareigybės pavadinimas, nurodant
jos priklausomybę, pvz.:
VALSTYBĖS ĮMONĖS LIETUVOS MONETŲ
KALYKLOS
SEKRETORIUS REFERENTAS
14.4. Kai dokumento
sudarytojas yra komisija, sudaryta iš kelių įstaigų atstovų, jos
pavadinimas rašomas pagal teisės akte nustatytą komisijos
funkciją, pvz.:
PROFESINIŲ LIGŲ TYRIMO
KOMISIJA
14.5. Lietuvos archyvų
departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. gegužės 15 d. įsakymo Nr. 35
(nuo 2001 m. gegužės 19 d.)
(Žin.,
2001, Nr. 42-1480) redakcija
Kai dokumento sudarytojai
yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, jų pavadinimai
rašomi vienas po kitu ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos
eilutės intervalu. Pavadinimų ir su jais susijusių kitų
rekvizitų rašymui plotas neribojamas.
15. Lietuvos archyvų
departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. gegužės 15 d. įsakymo Nr. 35
(nuo 2001 m. gegužės 19 d.)
(Žin.,
2001, Nr. 42-1480) redakcija
Įstaigos duomenys
rašomi vienoje eilutėje arba išdėstomi stulpeliais po
dokumento sudarytojo pavadinimu arba dokumento pirmojo lapo
apatinėje paraštėje. Kai įstaigos duomenys rašomi vienoje
eilutėje, tarp atskirų duomenų paliekamas didesnis intervalas
arba dedami atitinkami skyrybos ženklai. Įstaigos duomenys
rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti
atskirti linija.
Kai informacinio dokumento (rašto) sudarytojai yra
kelios įstaigos, įstaigos duomenys rašomi po kiekvienos įstaigos
pavadinimu.
Įstaigos duomenis sudaro: įstaigos kodas, buveinės
adresas ir kita reikalinga informacija (telefonų ir faksų
numeriai, elektroninio pašto adresas ir kt.). Telefonų ir faksų
numeriai rašomi pagal Telekomunikacijų technikos taisykles TT
33-99 Bendrojo telefono tinklo abonentų aptarnavimas.
Nacionalinių ir tarptautinių telefono numerių rašymas,
patvirtintas Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 1999 m.
gruodžio 15 d. įsakymu Nr. 438 (Žin., 1999, Nr. 108- 3154).
16. Specialioji žyma
rašoma dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešinėje
pusėje paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas, pvz.:
Projektas, Išrašas, Kopija, Faksograma.
17. Priedo žyma
rašoma dokumento priedo viršutinės paraštės dešinėje pusėje.
Žymą sudaro: dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas,
priedo eilės numeris ir žodis ,,priedas. Žymos dalys išdėstomos
kampiniu vėliaviniu būdu, žodis ,,priedas kartu su eilės
numeriu rašomas iš naujos eilutės, pvz.:
Civilinės aviacijos
priešgaisrinės
saugos taisyklių
1 priedas
18. Dokumento
gavimo registracijos žyma rašoma arba dedamas spaudas
dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe.
Žymą sudaro: dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas (gali būti
sutrumpintas), žodis ,,Gauta, dokumento gavimo data ir
registracijos numeris, pvz.:
|
(Įstaigos pavadinimas)
Gauta
______________Nr. ______
|
19.
Dokumento pavadinimas rašomas:
19.1. Tvarkomųjų ir
informacinių įstaigos vidaus dokumentų pavadinimas rašomas po
dokumento sudarytojo pavadinimu.
19.2. Informacinių
dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas rašomas
po šiuo rekvizitu.
19.3. Organizacinių ir
tvirtinamų informacinių dokumentų pavadinimas rašomas po
tvirtinimo žymos rekvizitu.
19.4. Dokumento
pavadinimas, išskyrus raštus, rašomas išilginiu centruotu būdu
didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir atskiriamas nuo aukščiau
parašytų rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
19.5. Lietuvos archyvų
departamento prie
Lietuvos
Respublikos Vyriausybės
generalinio
direktoriaus
2001 m. spalio 25
d. įsakymo Nr. 59
(nuo 2001 m.
lapkričio10 d.)
(Žin.,
2001, Nr. 94-3337) redakcija
Dokumento
pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas ir teksto
antraštė, pvz.:
MOKSLO IR STUDIJŲ INSTITUCIJŲ
VERTINIMO
TAISYKLĖS
arba
PAŽYMA APIE
GAUTAS PAJAMAS
arba
KOLEGIJOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS
Dokumento rūšies
pavadinimas tvarkomuosiuose dokumentuose rašomas atskiroje
eilutėje, pvz.:
ĮSAKYMAS
DĖL EKSPERTŲ KOMISIJOS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO
19.6. Lietuvos archyvų
departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. spalio 25 d. įsakymo Nr. 59
(nuo 2001
m. lapkričio10 d.)
(Žin., 2001, Nr. 94-3337) redakcija
Raštuose dokumento rūšies
pavadinimas nerašomas. Teksto antraštė pradedama prielinksniu
DĖL ir rašoma didžiosiomis neparyškintomis raidėmis. Antraštė
pradedama rašyti nuo kairiosios paraštės, plotas horizontalia
kryptimi neribojamas. Antraštė atskiriama nuo aukščiau parašyto
adresato rekvizito ne mažesniu kaip trijų eilučių intervalu.
Siunčiamų dokumentų lydraščiuose antraštė nerašoma, tekstas
atskiriamas nuo auksčiau parašyto adresato rekvizito ne mažesniu
kaip dviejų eilučių intervalu.
20. Dokumento data rašoma po dokumento
pavadinimu ir kartu su dokumento registracijos numeriu dėstoma
išilginiu centruotu būdu. Dokumento data ir registracijos
numeris nuo dokumento pavadinimo atskiriami ne mažesniu kaip
vienos eilutės intervalu.
Raštuose data rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos
duomenų rekvizitu. Jei įstaigos duomenys rašomi dokumento
pirmojo lapo apatinėje paraštėje, dokumento data rašoma dešinėje
lapo pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu. Data nuo
aukščiau parašyto rekvizito atskiriama ne mažesniu kaip vienos
eilutės intervalu.
21. Dokumento data rašoma arabiškų skaitmenų grupėmis
pagal LST EN 28601:2000 standartą arba mišriuoju būdu:
21.1. Jei data rašoma skaitmenų grupėmis, pirmoji
skaitmenų grupė, žyminti metus, susideda iš keturių skaitmenų,
antroji ir trečioji grupės, žyminčios mėnesį ir dieną, turi po
du skaitmenis. Metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų
grupės skiriamos brūkšneliais. Jei mėnesį ar dieną reiškia
vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz.:
2001-05-05.
21.2. Jei data rašoma mišriuoju būdu, rašomas metų
skaitmuo ir žodžio metai sutrumpinimas, mėnesio pavadinimas,
dienos skaitmuo ir žodžio diena sutrumpinimas. Vienaženkliai
dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 2001 m. gegužės 5 d.
22. Dokumento registracijos numeris rašomas
šalia dokumento datos rekvizito dešinėje pusėje tokia tvarka:
22.1. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-59
(nuo 2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2956) redakcija
Dokumento registracijos
numerį sudaro simbolis Nr., registracijos žurnalo identifikavimo
žymuo ir dokumento registravimo eilės numeris, pvz.: Nr. 1-159
(1 registracijos žurnalo pagal patvirtintą sąrašą žymuo, 159
dokumento registravimo eilės numeris).
22.2. Dokumento registracijos numeris gali būti
papildomas paieškos duomenimis (bylos indeksu pagal bylų
nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose, pvz.:
Nr. (00)-1-159 arba Nr. 1-159-(00).
22.3. Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar
kelių įstaigų vadovai, registracijos numeris susideda iš
dokumento registracijos numerių, atskirtų vienas nuo kito
įstrižu brūkšneliu, pvz.: Nr. 1-159/1-254.
23. Gauto dokumento nuoroda rašoma
atsakomuosiuose raštuose po dokumento datos ir registracijos
numerio rekvizitais. Kituose atsakomuosiuose informaciniuose
dokumentuose, kuriuose yra adresato rekvizitas, gauto dokumento
nuoroda rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų
rekvizitu. Jei įstaigos duomenys rašomi apatinėje paraštėje,
gauto dokumento nuoroda rašoma lapo dešinėje pusėje po dokumento
sudarytojo pavadinimu.
Gauto dokumento nuorodą sudaro raidė Į, dokumento, į
kurį atsakoma, data ir jo registracijos numeris, pvz.:
Į 2001-10-02 Nr. 2-156
Jei gauto dokumento
registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento data ir dokumento
rūšies pavadinimas, pvz.:
Į 2001-02-23 prašymą
Jei gauto dokumento datos
ir registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento gavimo data,
pvz.:
Į 2001-03-16 gautą
prašymą
24. Dokumento sudarymo
vieta rašoma mažosiomis raidėmis po dokumento datos ir
dokumento registracijos numerio rekvizitais išilginiu centruotu
būdu. Dokumento sudarymo vieta rašoma tvarkomuosiuose
dokumentuose ir informaciniuose įstaigos vidaus dokumentuose.
25. Adresatas rašomas kairėje lapo
pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Kai įstaigos duomenys
rašomi dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje, adresatas
rašomas lapo kairėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu.
Adresatas rašomas tokia tvarka:
25.1. Adresatas rašomas mažosiomis raidėmis, kampiniu
vėliaviniu būdu nuo kairiosios paraštės ir atskiriamas nuo
aukščiau parašyto rekvizito ne mažesniu kaip vienos eilutės
intervalu. Jei rašomi keli adresatai, jie vienas nuo kito
atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
25.2. Jei adresatų daug, surašomas
adresatų sąrašas, o kiekviename siunčiamame dokumente užrašomas
tik vienas konkretus adresatas.
25.3. Kai dokumentas adresuojamas įstaigai, jos
pavadinimas rašomas naudininko linksniu, pvz.:
Vilniaus apskrities viršininko administracijai
25.4. Kai dokumentas adresuojamas įstaigos
struktūriniam padaliniui, įstaigos pavadinimas rašomas
kilmininko linksniu, įstaigos struktūrinio padalinio pavadinimas
- naudininko linksniu, pvz.:
Technikos priežiūros tarnybos
Bendrajam skyriui
25.5. Adresatas gali būti rašomas apibendrintai, pvz.:
Apylinkių teismams
25.6. Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam
tarnautojui, rašomas tarnautojo pilnas pareigų pavadinimas,
vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu, pvz.:
Sveikatos apsaugos ministerijos
Farmacijos skyriaus viršininkui
J.Jonaičiui
25.7. Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o
kitam adresatui siunčiama susipažinti to dokumento kopija, prieš
šį adresatą rašomas žodis Kopija, pvz.:
Finansų ministerijai
Kopija
Valstybinei mokesčių inspekcijai
25.8. Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. gegužės 15 d. įsakymo Nr. 35
(nuo 2001 m. gegužės 19 d.)
(Žin., 2001, Nr. 42-1480) redakcija
Adresato rekvizitas gali
būti papildomas įstaigos adresu. Kai dokumentas adresuojamas
fiziniam asmeniui, adresato rekvizitas būtinai rašomas su
adresu, pvz.:
Jonui Jonaičiui
Mindaugo g. 8-100
LT-2009 Vilnius
Adresas rašomas pagal Pašto taisykles, patvirtintas
Lietuvos Respublikos ryšių ir informatikos ministerijos 1996 m.
balandžio 11 d. įsakymu Nr. 11 (Žin., 1998, Nr. 50-1379).
26. Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. gegužės 15 d. įsakymo Nr. 35
(nuo 2001 m. gegužės 19 d.)
(Žin., 2001, Nr. 42-1480) redakcija
Rezoliucija
rašoma lapo laisvame plote tarp dokumento sudarytojo pavadinimo
ir dokumento teksto, neliečiant kitų rekvizitų. Rezoliucija
paprastai rašoma ranka.
Rezoliucijoje rašoma pavedimo vykdytojo vardas (vardo
raidė) ir pavardė, pavedimo turinys, įvykdymo terminas
(prireikus), parašas, data, pvz.:
J.Jonaičiui
Prašau atsakyti raštu
iki 2001-05-02
(Parašas)
(Data)
Jei dokumento užduotį
pavedama vykdyti keliems vykdytojams, už užduoties įvykdymą
atsakingo tarnautojo pavardė rašoma pirmoji.
27. Dokumento tvirtinimo žyma rašoma
lapo dešinėje pusėje virš dokumento pavadinimo tokia tvarka:
27.1. Dokumento tvirtinimą žymintis žodis rašomas
didžiosiomis raidėmis.
27.2. Kai dokumentas tvirtinamas tvarkomuoju
dokumentu, tvirtinimo žymą sudaro: žodis PATVIRTINTA, tvarkomojo
dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento data, dokumento
rūšies pavadinimas ir dokumento registracijos numeris. Žymos
dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, pvz.:
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos teisingumo
ministro 2001 m. liepos 16 d.
įsakymu Nr. 0-00
arba
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos vertybinių
popierių komisijos 2001 m. spalio 1 d.
nutarimu Nr. 0-00
27.3. Kai dokumento
forma tvirtinama tvarkomuoju dokumentu, formos viršutinės
paraštės dešinėje pusėje nurodoma formą patvirtinantis teisės
aktas, pvz.:
Forma patvirtinta Lietuvos
Respublikos
aplinkos ministro 2001 m. spalio 5 d.
įsakymu Nr. 0-00
27.4. Kai informacinis
įstaigos vidaus dokumentas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu,
tvirtinimo žymą sudaro: žodis TVIRTINU, įstaigos vadovo pareigų
pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Jei teisės aktų
nustatytais atvejais parašas tvirtinamas antspaudu, jis dedamas
taip, kad liestų pareigų pavadinimą. Žymos dalys išdėstomos
kampiniu vėliaviniu būdu, pvz.:
TVIRTINU
A.V. Generalinis direktorius
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
27.5. Lietuvos
archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-59
(nuo 2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2956) redakcija
Kai teisės aktų
nustatytais atvejais įstaigos vadovo parašu tvirtinamas kitos
įstaigos dokumentas, tvirtinimo žymoje nurodomas pilnas vadovo
pareigų pavadinimas, jei reikia pagal procedūras data, pvz.:
|
TVIRTINU
Šiaulių miesto savivaldybės
administratorius
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data) |
28. Dokumento tekstas
(lentelė, grafikas ir kt.) rašomas po
dokumento datos, registracijos numerio, sudarymo vietos,
raštuose po antraštės rekvizitais. Tekstas (lentelė, grafikas
ir kt.) nuo aukščiau parašytų rekvizitų atskiriamas ne mažesniu
kaip vienos eilutės intervalu. Atsižvelgiant į dokumento
paskirtį, jo tekstui šiose taisyklėse ir kituose teisės aktuose
nustatomi atitinkami reikalavimai:
28.1. Teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos
vienodu, ne daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės.
28.2. Tekstas gali būti skirstomas skyriais,
skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.
28.3. Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais
skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus. Pavadinimai rašomi
didžiosiomis paryškintomis raidėmis, išilginiu centruotu būdu ir
atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu,
pvz.:
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
28.4. Punktai žymimi
arabiškais skaitmenimis ir visame tekste numeruojami iš eilės,
po skaitmens dedamas taškas ir pradedama rašyti didžiąja raide.
Punkto pastraipos nenumeruojamos. Punkto papunkčiai žymimi
arabiškais skaitmenimis ir numeruojami iš eilės. Papunkčius
sudaro punkto ir papunkčio eilės numeriai. Tarp punkto ir
papunkčio ir po papunkčio skaitmenų dedami taškai. Kai
papunkčius sudaro sakinio dalys, jie pradedami rašyti mažąja
raide ir atskiriami vienas nuo kito kabliataškiu. Papunkčiai,
kuriuos sudaro sakinys ar keli sakiniai, pradedami rašyti
didžiąja raide.
29. Parašo rekvizitas rašomas po dokumento
tekstu:
29.1. Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašiusio
asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė.
Rekvizito dalys rašomos vienoje eilutėje ir atskiriamos nuo
teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Pareigų
pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir
pavardė rašoma eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės
viduryje, pvz.:
Generalinis direktorius |
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
29.2. Kai dokumentą
pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos tarnautojas, parašo
rekvizitai dėstomi vienas po kito pagal einamas pareigas ir
vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės
intervalu, pvz.:
Viršininkas |
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
|
|
|
Vyriausiasis buhalteris |
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
29.3. Kai dokumentą
pasirašo kelių įstaigų vadovai, rašomi pilni jų pareigų
pavadinimai. Parašo rekvizitai rašomi vienas po kito pagal
dokumento sudarytojų pavadinimų dėstymo eilę ir vienas nuo kito
atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:
Revizijų departamento
direktorius |
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
|
|
|
Muitinės departamento
direktorius |
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
29.4. Kai dokumentą
pasirašo laikinai eiti pareigas paskirtas tarnautojas, tokios jo
pareigos nurodomos parašo rekvizite, pvz.:
L. e. direktoriaus pareigas |
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
29.5. Kai tvarkomąjį
dokumentą pasirašo tarnautojas, teisės aktų nustatyta tvarka
laikinai einantis vadovo pareigas, parašo rekvizite rašomos
tarnautojo nuolatinės ir jo laikinai einamos pareigos, pvz.:
Direktoriaus pavaduotojas |
|
|
l. e. direktoriaus pareigas
|
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
29.6. Kai patvirtintoje
spausdintinėje formoje įformintą dokumentą pasirašo kitas asmuo,
kurio pareigų pavadinimas (vardas ir pavardė) neatitinka formoje
įrašyto parašo rekvizito, po juo rašomas (gali būti ranka) kitas
parašo rekvizitas, pvz.:
Viršininkas |
|
Jonas Jonaitis |
Viršininko pavaduotojas |
(Parašas) |
Jonas Petraitis |
29.7. Kai įstatymų ar
kitų teisės aktų nustatytais atvejais parašas tvirtinamas
antspaudu, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens
pareigų pavadinimą.
29.8. Kai dokumentą pasirašo komisija, nurodomos
pasirašančiųjų asmenų pareigos komisijoje. Komisijos pirmininko
vardas ir pavardė rašoma pirmoji, o jos narių vardai ir pavardės
pavardžių abėcėlės tvarka. Jei teisės aktų nustatytais
atvejais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji)
asmenys, jų parašai rašomi po komisijos narių parašais, pvz.:
Komisijos pirmininkas |
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
Nariai |
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
|
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
Dalyvaujantys (kviestieji)
asmenys |
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
|
(Parašas) |
(Vardas ir pavardė) |
29.9. Neteko galios
Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 89
(nuo 2002 m. sausio 19 d.)
(Žin., 2002, Nr.5- 212)
30. Dokumento
suderinimo žyma įforminamos teisės aktų nustatytos dokumentų
suderinimo tarp įstaigų procedūros. Suderinimo žyma rašoma po
parašo rekvizitu, organizaciniuose dokumentuose - po baigiamuoju
brūkšniu tokia tvarka:
30.1. Suderinimo žymą sudaro didžiosiomis raidėmis
rašomas žodis SUDERINTA, įstaigos, su kuria dokumentas
suderintas, vadovo pilnas pareigų pavadinimas, parašas, vardas
ir pavardė, data. Rekvizito dalys pradedamos rašyti nuo
kairiosios paraštės ir išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu,
pvz.:
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos kultūros ministras
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
30.2. Lietuvos archyvų
departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. gegužės 15 d. įsakymo Nr. 35
(nuo 2001 m. gegužės 19 d.)
(Žin.,
2001, Nr. 42-1480) redakcija
Kai suderinimo procedūra
patvirtinama įstaigos raštu, pasirašytu jos vadovo, suderinimo
žymoje nurodomas įstaigos pavadinimas, rašto data ir
registracijos numeris, pvz.:
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos
sveikatos apsaugos ministerijos
2001-11-14 raštu Nr. 0-00
30.3. Kai dokumente
rašomos dvi ar daugiau suderinimo žymos, jos rašomos greta viena
kitos, tarp žymų paliekant tarpus, pvz.:
SUDERINTA |
SUDERINTA |
|
Lietuvos Respublikos |
Lietuvos Respublikos |
|
finansų ministras |
aplinkos ministras |
|
(Parašas) |
(Parašas) |
|
(Vardas ir pavardė) |
(Vardas ir pavardė) |
|
(Data) |
(Data) |
|
31. Vizos rašomos
po parašo rekvizitu ir gali būti išdėstytos viena šalia kitos
arba viena po kitos:
31.1. Vizą sudaro tarnautojo parašas, vardas (vardo
raidė) ir pavardė, data, jei reikia pareigų pavadinimas. Viza
gali būti rašoma ranka, rekvizito dalys dėstomos kampiniu
vėliaviniu būdu arba dedamas spaudas su vizuojančiojo asmens
vardu (vardo raide) ir pavarde, jei reikia ir su pareigų
pavadinimu, pasirašoma ir parašoma data, pvz.:
(Parašas) |
|
Ekspertų komisijos
pirmininkas |
(Vardas ir pavardė) |
arba |
(Parašas) |
(Data) |
|
(Vardas ir pavardė) |
|
|
(Data) |
31.2. Dokumentuose,
kuriuose yra rengėjo nuoroda, rengėjo vizą sudaro jo parašas ir
data, jie rašomi virš rengėjo nuorodos, pvz.:
(Parašas)
(Data)
(Rengėjo nuoroda)
31.3. Kai vizuojantis
tarnautojas dėl dokumento turi atskirą nuomonę, nuoroda apie
pridedamas pastabas rašoma virš vizos, pvz.:
Pastabos pridedamos
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
32. Supažindinimo žyma
rašoma po parašo ir vizų rekvizitais, esančiame laisvame
plote, kampiniu vėliaviniu būdu:
32.1. Teisės aktų nustatytais atvejais, kai
tarnautojas pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu,
žymoje rašomi susipažinimą reiškiantys žodžiai, parašas, vardas
(vardo raidė) ir pavardė, data, pvz.:
Susipažinau
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
arba
Sutinku (Nesutinku)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
32.2. Įstaigos vadovui
pavedus supažindinti su dokumentu tarnautojus, supažindinimo
žyma rašoma dokumento paskutinio lapo antroje pusėje, pvz.:
Susipažinome
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
33. Rengėjo nuoroda
rašoma dokumento paskutinio lapo kairėje pusėje virš apatinės
paraštės. Rengėjo nuorodoje vienoje eilutėje rašomas dokumentą
parengusio tarnautojo vardas (vardo raidė) ir pavardė, galimi
ryšio duomenys (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto
adresas), pvz.:
Jonė Jonaitytė, 66 22 32, faks. 66 22 58, el. p.
akademija@vadis.lt.
34. Dokumento paieškos nuoroda rašoma dokumento
pirmojo lapo apatinės paraštės dešinėje pusėje, pvz.:
standart26. doc
Jei apatinėje paraštėje rašomi įstaigos duomenys,
dokumento paieškos nuoroda rašoma dokumento pirmojo lapo
dešinėje pusėje virš apatinės paraštės.
Dokumento paieškos nuorodą sudaro rinkmenos
kompiuterinėje laikmenoje pavadinimas.
35. Kopijos tikrumo žyma rašoma, kai reikia
paliudyti įstaigos sudaryto ar jos oficialiai gauto dokumento
kopijos tikrumą. Žyma rašoma dokumento apatinėje dalyje
esančiame laisvame plote.
Žymą sudaro žodis Tikra, dokumento kopijos tikrumą
liudijančio įstaigos vadovo ar kito, teisės aktų suteiktus
įgaliojimus turinčio tarnautojo pareigų pavadinimas, parašas,
vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, antspaudas, pvz.:
Tikra
(Pareigų pavadinimas) A.V.
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo
apatinėje dalyje esančiame laisvame plote rašomas žodis Tikra
ir pasirašoma, paskutiniame lape rašoma pilna kopijos tikrumo
žyma.
IV. TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ
ĮFORMINIMAS
36. Tvarkomieji
dokumentai įforminami blanke. Blankas spausdinamas A4 ar A5
formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus: herbą arba
prekių ženklą ir dokumento sudarytojo pavadinimą. Tvarkomųjų
dokumentų sudarytojas gali būti kolegiali institucija, įstaigos
vadovas, kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus leisti
tvarkomuosius dokumentus turintis tarnautojas (toliau - įstaigos
vadovas). Blanko rekvizitai spausdinami šių taisyklių 12, 13, 14
ir 14.2 punktuose nustatyta tvarka.
37. Tvarkomųjų dokumentų (1
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas), įforminamų
blanke, rekvizitai yra: dokumento pavadinimas, dokumento data,
registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, tekstas,
parašas.
Kai tvarkomojo dokumento sudarytojai yra kelių įstaigų
vadovai, dokumentas įforminamas ne blanke, o dokumento
sudarytojų pavadinimai dėstomi šių taisyklių 14.5 punkte
nustatyta tvarka.
38. Tvarkomieji dokumentai gali būti papildyti šiais
jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais:
specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma,
dokumento paieškos nuoroda, dokumento gavimo registracijos žyma,
rezoliucija.
39. Tvarkomųjų dokumentų data rašoma mišriuoju būdu
šių taisyklių 21.2 punkte nustatyta tvarka.
40. Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. spalio 25 d. įsakymo Nr. 59
(nuo 2001 m. lapkričio 10 d.)
(Žin., 2001, Nr. 94-3337) redakcija
Tvarkomųjų dokumentų turinys dėstomas tekstu,
kuris gali būti skirstomas punktais, jų pastraipomis ir punktų
papunkčiais. Tekstas turi būti glaustas, aiškus, logiškas. Jame
negali būti faktų ir situacijų aprašymo, pastabų, atskirai
nurodomų pagrindų. Tekste pirmą kartą minimas pavadinimas negali
būti trumpinamas, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į
oficialaus paskelbimo šaltinio pavadinimą. Tvarkomųjų dokumentų
tekste įstatymų, kitų teisės aktų ir jų paskelbimo šaltinio
nuorodos rašomos pagal Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo
rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo
ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104, reikalavimus.
41. Sprendimo, nutarimo (2
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas), kurį leidžia
kolegiali institucija, tekstą sudaro įvadinė ir dėstomoji dalys:
41.1. Įvadinėje dalyje nurodoma, dėl ko nutarimas ar
sprendimas priimamas. Įvadinė dalis paprastai pradedama žodžiais
Vadovaudamasi (s), Įgyvendindama (s). Įvadinės dalies gali
ir nebūti, jei veiksmų tikslai neaiškinami.
41.2. Dėstomojoje dalyje sprendimo veiksmą reiškiantys
žodžiai n u t a r i a (nutarime), n u s p r e n d ž i a
(sprendime) rašomi mažosiomis išretintomis raidėmis esamojo
laiko trečiojo asmens forma, po jų dedamas dvitaškis, jei
dėstomoji dalis skirstoma punktais. Punktai pradedami rašyti
veiksmažodžio bendratimi, pvz.:
Kauno miesto taryba
n u s p r e n d ž i a:
1. Patvirtinti
. .
2. Nustatyti
.. .
3. Įpareigoti
.. .
42. Įsakymo (3
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas) tekstą sudaro
įvadinė ir dėstomoji dalys:
42.1. Įvadinė dalis rašoma taip pat, kaip atitinkama
nutarimų ar sprendimų dalis ir paprastai pradedama žodžiais
Vadovaudamasis (-si), Vykdydamas (-a), Atsižvelgdamas
(-a), Siekdamas (-a), Įgyvendindamas (-a). Įvadinės dalies
gali ir nebūti, jei veiksmų tikslai neaiškinami.
42.2. Įsakymo dėstomoji dalis pradedama rašyti iš
naujos eilutės tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu,
veiksmažodžio esamojo laiko vienaskaitos pirmojo asmens forma,
rašoma mažosiomis išretintomis raidėmis, pvz.:
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešojo
administravimo įstatymo (Žin., 1999, Nr. 60-1945)
. straipsniu,
s u d a r a u komisiją
42.3. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-59
(nuo 2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2956) redakcija
Jei įsakymo dėstomoji
dalis skirstoma punktais, po įvadinės dalies dedamas dvitaškis
ir kiekvienas punktas pradedamas atitinkamu tvarkomąjį veiksmą
reiškiančiu žodžiu, rašomu mažosiomis išretintomis raidėmis,
pvz.:
1. P a k e i č i u
.
2. L a i k a u netekusiu galios
. .
3. Į s a k a u
. .
4. P a v e d u
. .
43. Potvarkio (4
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas)
tekstas paprastai turi tik dėstomąją dalį ir rašomas kaip
įsakymas. Veiksmas dažniausiai reiškiamas žodžiais
į p a r e i g o j u, p a v e d u, s k i r i u ir kt.
44. Kai tvarkomuoju dokumentu tvirtinamas kitas
dokumentas, tvarkomojo dokumento tekste rašomas pridedamo
tvirtinamo dokumento pavadinimas, pvz.:
T v i r t i n u Raštvedybos taisykles (pridedama).
arba
T v i r t i n u pridedamus:
1. Technikos bibliotekos ekspertų komisijos nuostatus.
2. Technikos bibliotekos vidaus darbo reglamentą.
45. Tvarkomieji dokumentai bei jais patvirtinti
organizaciniai dokumentai keičiami ir papildomi pagal Įstatymų
ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos
Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu
Nr. 104, ir šių taisyklių reikalavimus.
V. ORGANIZACINIŲ DOKUMENTŲ
ĮFORMINIMAS
46. Organizacinių
dokumentų (5
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas) rekvizitai
yra: dokumento pavadinimas, tvirtinimo žyma, dokumento tekstas.
47. Organizaciniai dokumentai gali būti papildomi
šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais:
specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma,
dokumento paieškos nuoroda.
Organizaciniai dokumentai įforminami ne blanke ir
nerašomas parašo rekvizitas. Jie nėra tvarkomųjų dokumentų
priedai, todėl priedo žyma nerašoma.
48. Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. spalio 25 d. įsakymo Nr. 59
(nuo 2001 m. lapkričio 10 d.)
(Žin., 2001, Nr. 94-3337) redakcija
Nuostatų, įstatų, taisyklių, kitų teisės aktų
(6
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas) turinys
dėstomas tekstu, kuris gali būti skirstomas skyriais,
skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.
Tekstas rašomas laikantis šių taisyklių 28 punkte nustatytų
reikalavimų.
49. Taisyklės, reglamentai, kiti organizaciniai
dokumentai gali turėti priedų (dokumentų formų, lentelių,
paaiškinimų ir pan.), kurie nurodomi organizacinių dokumentų
tekste, pvz.: (3
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas). Priedai
įforminami šių taisyklių VII skyriuje nustatyta tvarka.
50. Organizacinių dokumentų teksto pabaiga žymima
horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po tekstu, ties jo
viduriu.
VI. INFORMACINIŲ DOKUMENTŲ
ĮFORMINIMAS
51. Informaciniai
siunčiamieji įstaigos dokumentai, kuriuose rašomas adresatas,
įforminami blanke, išskyrus šių taisyklių 54 punkte išdėstytus
atvejus.
Blankas spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape
ir turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą, dokumento
sudarytojo pavadinimą, įstaigos duomenis. Rekvizitai rašomi šių
taisyklių 12, 13, 14, 14.1 ir 15 punktuose nustatyta tvarka.
52. Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. gegužės 15 d. įsakymo Nr. 35
(nuo 2001 m. gegužės 19 d.)
(Žin., 2001, Nr. 42-1480) redakcija
Blanke, kuriame įforminami informaciniai
siunčiamieji dokumentai užsienio korespondentams, dokumento
sudarytojo pavadinimas gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir
pasirinkta užsienio kalba, kiti rekvizitai pasirinkta užsienio
kalba.
Dokumento sudarytojo pavadinimas pasirinkta užsienio
kalba rašomas po pavadinimo lietuvių kalba. Pavadinimo ir kitų
blanko rekvizitų rašymui plotas neribojamas.
53. Informacinių siunčiamųjų dokumentų (7,
8 priedai)
(Microsoft Word 2000 formatas), įforminamų blanke, rekvizitai
yra: adresatas, dokumento pavadinimas (raštuose antraštė,
išskyrus lydraščius), dokumento data, registracijos numeris,
gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose),
dokumento tekstas, parašas, rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus,
kai dokumento rengėjas yra įstaigos vadovas).
54. Kai informacinio siunčiamojo dokumento sudarytojai
yra dvi ar kelios įstaigos (9
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas), dokumentas
įforminamas ne blanke, o sudarytojų pavadinimai kartu su
duomenimis dėstomi šių taisyklių 14.5 ir 15 punktuose nustatyta
tvarka.
55. Informaciniai siunčiamieji dokumentai gali būti
papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo
rekvizitais: specialiąja žyma, dokumento gavimo registracijos
žyma, rezoliucija, vizomis, dokumento paieškos nuoroda.
56. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai
(ataskaitos, patikrinimo pažymos, aktai, protokolai, sąrašai ir
kt.) gali būti įforminami blanke arba ne blanke (10
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas). Blankas
spausdinamas A4 formato popieriaus lape ir turi šiuos
rekvizitus: herbą arba prekių ženklą ir dokumento sudarytojo
pavadinimą. Rekvizitai rašomi šių taisyklių 12, 13, 14 ir 14.1
punktuose nustatyta tvarka.
57. Informacinių įstaigos vidaus dokumentų rekvizitai
yra: dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas,
dokumento data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta,
dokumento tekstas, parašas.
58. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai gali būti
papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo
rekvizitais: specialiąja žyma, rezoliucija, adresatu, vizomis,
dokumento paieškos nuoroda, o aktai, sąrašai ir panašūs
dokumentai tvirtinimo žyma (įstaigos vadovo parašu).
Protokolai gali būti papildomi tik specialiąja žyma ir dokumento
paieškos nuoroda.
59. Informacinių dokumentų turinys, atsižvelgiant į jų
rūšį ir paskirtį, gali būti dėstomas tekstu, lentele, kitais
būdais arba mišriai. Kai turinys dėstomas lentele, rašomi visi
privalomi dokumento rekvizitai.
60. Protokolo (11
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas) turinys
dėstomas tekstu, kurį sudaro įvadinė ir dėstomoji dalys:
60.1. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus
2002 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. V-59
(nuo 2002 m. liepos 11 d.)
(Žin., 2002, Nr. 70-2956) redakcija
Protokolo įvadinėje
dalyje nurodoma posėdžio (susirinkimo) data (laikas), jei reikia
vieta, posėdžio (susirinkimo) pirmininko, sekretoriaus ar
protokolą rašiusio asmens vardai ir pavardės, posėdžio
(susirinkimo) dalyviai, svarstomieji klausimai (darbotvarkė).
Teisės aktų nustatytais atvejais nurodomas kvorumo buvimas.
Protokolo įvadinėje dalyje taip pat surašomi kviestųjų asmenų
vardai ir pavardės, nurodoma jų atstovaujama įstaiga ir
pareigos. Jei kviestųjų asmenų yra daug, surašomas atskiras
sąrašas kaip protokolo priedas.
60.2. Protokolo dėstomojoje dalyje kiekvienas
darbotvarkės klausimas pažymimas numeriu ir pradedamas
didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu SVARSTYTA. Po žodžio
SVARSTYTA įrašomas svarstomas darbotvarkės klausimas, pranešėjo
vardas ir pavardė, trumpas pranešimo turinys. Jei pranešimas
pridedamas prie protokolo kaip atskiras dokumentas, protokole
tai nurodoma, pvz.: (pranešimas pridedamas). Taip pat įrašomi
kitų kalbėjusiųjų asmenų vardai ir pavardės, trumpas jų kalbų
turinys. Jei kalbos tekstas pridedamas, protokole tai nurodoma.
Po klausimo svarstymo dalies didžiosiomis raidėmis
rašomas žodis NUTARTA (NUSPRĘSTA) ir priimtas nutarimas
(sprendimas) konkrečiu darbotvarkės klausimu. Jei svarstomu
klausimu balsuojama, nurodomi balsavimo rezultatai. Jei
nutarimas (sprendimas) susideda iš dviejų ar daugiau punktų, po
žodžio NUTARTA (NUSPRĘSTA) dedamas dvitaškis ir tekstas dėstomas
punktais.
60.3. Protokolą pasirašo posėdžio (susirinkimo)
pirmininkas ir protokolą rašęs asmuo, jei kiti teisės aktai
nenustato kitaip.
61. Akto tekstas paprastai susideda iš įvadinės
ir dėstomosios dalių ir išvadų. Akto teksto įvadinėje dalyje
nurodomas akto surašymo pagrindas, jį surašę asmenys. Jei aktą
rašo komisija, nurodomas jos sudarymo pagrindas, surašomi
komisijos pirmininko ir komisijos narių vardai ir pavardės. Akto
teksto dėstomoji dalis gali būti skirstoma punktais. Išvadų
dalyje apibendrinami faktai ir gali būti pateikiami siūlymai.
Akto tekstas gali būti papildomas priedais, pridedamais
dokumentais ar jų kopijomis.
Aktą pasirašo visi įvadinėje akto dalyje įvardytieji
asmenys. Jei pasirašantis asmuo nesutinka su akto turiniu ar jo
dalimi, jo parašo rekvizite prie parašo rašoma: Pastabos
pridedamos, o pastabos surašomos atskirame lape.
62. Perdavimo ir priėmimo akte (12
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas) nurodomas
veiksmų teisinis pagrindas, perduodantys ir priimantys asmenys,
išdėstomas perdavimo ir priėmimo turinys. Akto tekstas gali būti
papildytas priedais, pridedamais dokumentais. Perdavimo ir
priėmimo aktą pasirašo perduodantys ir priimantys asmenys. Kai
perdavimas ir priėmimas vyksta tarp dviejų įstaigų, dokumento
sudarytojų pavadinimai dėstomi šių taisyklių 14.5 punkte
nustatyta tvarka.
Perdavimo ir priėmimo aktai gali būti tvirtinami
įstaigos vadovo parašu. Tvirtinimo žyma nerašoma, kai
perduodantys asmenys yra įstaigų vadovai ar jų įgalioti asmenys.
63. Ataskaitos turinys paprastai dėstomas
laisvos formos tekstu, jei kiti teisės aktai nenustato konkrečių
ataskaitos turinio dėstymo reikalavimų. Tekstas gali būti
papildomas lentelėmis, grafikais, schemomis arba jos įforminamos
priedais. Tekstas gali būti skirstomas skyriais, punktais ir jų
papunkčiais.
Ataskaitą pasirašo ją teikiantis tarnautojas.
Ataskaitoje gali būti rašomas adresato rekvizitas.
64. Pažymoje pateikiami tam tikri duomenys,
aprašomi įvykiai ar faktai.
Patikrinimo pažymos turinys dėstomas laisvos formos
tekstu, jei teisės aktai nenustato konkrečių pažymos turinio
dėstymo reikalavimų. Pažymos tekstas gali būti skirstomas
skyriais, punktais ir jų papunkčiais, baigiamas išvadomis.
Tekstas gali būti papildomas lentelėmis, grafikais (arba jie
įforminami priedais), pridedamomis dokumentų kopijomis.
Patikrinimo pažymą pasirašo tikrinimą atlikęs tarnautojas ar jų
grupė.
Pažymos, kuri išduodama ir adresuojama konkrečiam
asmeniui ar įstaigai (13
priedas) (Microsoft Word 2000 formatas), tekste
pateikiami faktus patvirtinantys ar įrodantys duomenys, gali
būti rašomas duomenų pagrindas, nurodant dokumentus, kuriuose
tie duomenys yra. Pažymą pasirašo įstaigos vadovas ar kitas
įgaliotas asmuo, jei teisės aktai nenustato kitaip.
65. Rašte pateikiama informacija tam tikru
klausimu ar prašoma ją pateikti. Rašto teksto bendrieji
reikalavimai yra:
65.1. Rašto tekstas rašomas dokumento sudarytojo
(įstaigos, jos struktūrinio padalinio) vardu daugiskaitos
pirmojo asmens forma (pvz.: Siunčiame, Prašome) arba trečiojo
asmens forma (pvz.: Mokykla neprieštarauja).
65.2. Jei rašte ar lydraštyje nurodoma, kad siunčiami
kiti dokumentai ir jie tekste įvardijami, teksto paskutinėje
pastraipoje nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa pradedama
didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu PRIDEDAMA, pvz.:
PRIDEDAMA. 3 lapai.
Jei pridedama daugiau negu vienas dokumento
egzempliorius, nurodomas jų skaičius, pvz.:
PRIDEDAMA. 4 lapai, 3 egz.
65.3. Kai siunčiami dokumentai tekste neįvardyti arba
įvardyti apibendrintai, teksto pabaigoje jie išvardijami,
nurodant kiekvieno siunčiamo dokumento lapų skaičių, jei daugiau
negu vienas egzempliorius egzempliorių skaičių, pvz.:
PRIDEDAMA:
1. Lietuvos archyvų departamento 2001-05-04 raštas Nr.
0-000 Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo projekto
derinimo, 1 lapas.
2. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo Dėl
Lietuvos archyvų departamento nuostatų patvirtinimo projektas,
1 lapas, 2 egz.
65.4. Jei pridedamas dokumentas turi savo priedą, visa
tai pažymima ir nurodomas bendras lapų skaičius, pvz.:
PRIDEDAMA. Dokumentų perdavimo ir priėmimo aktas ir jo
priedas, iš viso 5 lapai.
65.5. Jei pridedamas dokumentas subrošiūruotas,
nurodomas puslapių skaičius, pvz.:
PRIDEDAMA. Seimo kontrolierių įstaigos ataskaita, 32
puslapiai.
65.6. Jei korespondencija persiunčiama kartu su gautu
voku, visa tai nurodoma, pvz.:
PRIDEDAMA. J. Jonaičio prašymas, 2 lapai ir vokas.
65.7. Jei pridedamas dokumentas siunčiamas ne visiems
dokumente nurodytiems adresatams, nurodomas konkretus adresatas,
pvz.:
PRIDEDAMA. 3 lapai, 2 egz. Finansų ministerijai.
66. Kai informacinių dokumentų tekste faktams,
įvykiams, argumentams pagrįsti nurodomi kiti dokumentai, kurių
kopijos pridedamos, tekste skliausteliuose tai pažymima, pvz.:
(kopija pridedama). Jei dokumentas, kurio kopija pridedama,
minimas abstrakčiai, jis įvardijamas skliausteliuose, pvz.:
(Direktoriaus 2001 m. vasario 14 d. įsakymo Nr. 23 kopija
pridedama). Pridedamų kopijų bendras skaičius teksto pabaigoje
gali būti nenurodomas.
67. Informacinių dokumentų tekste gali būti atskirai
rašomos pastabos, pasiūlymai, išvados, dokumento sudarymo ar
pateiktų duomenų pagrindas. Tokiais atvejais nauja pastraipa
pradedama atitinkamu žodžiu, kuris rašomas didžiosiomis
raidėmis, pvz.:
PAGRINDAS. Mokyklos direktoriaus 2001 m. sausio 5 d.
įsakymas Nr. 10 Dėl komisijos sudarymo.
arba
PASTABA. Lentelėje pažymėtos skiltys nepildomos.
68. Informaciniai dokumentai gali turėti priedų, jie
tekste nurodomi kaip ir organizacinių dokumentų priedai. Priedai
įforminami šių taisyklių VII skyriuje nustatyta tvarka.
VII. DOKUMENTŲ PRIEDAI
69. Dokumento priedas yra
atskirai įforminta jo turinio sudedamoji dalis. Jei dokumentas
turi daugiau negu vieną priedą, jie numeruojami iš eilės.
70. Priedai įforminami A4 ar A4L formato popieriaus
lape ir turi šiuos rekvizitus: priedo žymą, pavadinimą, tekstą
(lentelę, grafiką, dokumento formą ir kt.):
70.1. Priedo žyma rašoma šių taisyklių 17 punkte
nustatyta tvarka.
70.2. Priedo pavadinimas rašomas po priedo žyma
išilginiu centruotu būdu, didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir
atskiriamas nuo priedo žymos ne mažesniu kaip vienos eilutės
intervalu, pvz.:
SUVESTINIŲ RODIKLIŲ LENTELĖ
arba
PROGRAMŲ VYKDYMO ATASKAITOS PILDYMO
TVARKA
70.3. Kai priedas yra
dokumento formos pavyzdys, pavadinimas rašomas skliausteliuose,
mažosiomis paryškintomis raidėmis, pvz.:
(Sutarties formos pavyzdys)
70.4. Lietuvos archyvų
departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. gegužės 15 d. įsakymo Nr. 35
(nuo 2001 m. gegužės 19 d.)
(Žin.,
2001, Nr. 42-1480) redakcija
Priedai gali būti
papildyti šiais rekvizitais: vizomis, dokumento paieškos
nuoroda, informacinių dokumentų priedai rengėjo nuoroda, jei
priedo rengėjas nėra pagrindinio dokumento rengėjas. Prieduose
parašo rekvizitas nerašomas. Prieduose, jei jie nėra dokumentų
formos, teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris
brėžiamas po tekstu (lentele, grafiku ir kt.), ties jo viduriu.
VIII. DOKUMENTŲ IŠRAŠAI
71. Dokumentų išrašai
daromi iš įstaigoje sudarytų ar joje saugomų dokumentų, kai
reikia pateikti dokumento dalį, susijusią su konkrečiu faktu ar
sprendimu, konkrečiu fiziniu ar juridiniu asmeniu arba apibrėžta
asmenų grupe.
72. Dokumento išrašas įforminamas ne blanke.
Specialiosios žymos rekvizito vietoje rašomas žodis Išrašas,
iš dokumento išrašomas dokumento sudarytojo pavadinimas,
dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris,
reikiama dokumento teksto dalis ir parašo rekvizito dalys (be
parašo). Parašo rekvizite po pareigų pavadinimu dedamas
įgaliojimus turinčio įstaigos struktūrinio padalinio antspaudas.
|